Tutorial reuniones con Microsoft Teams

¿Sabías que más de un 50% de nuestro tiempo lo empleamos en mantener reuniones de trabajo? En el entorno empresarial actual, las reuniones se convierten en un factor imprescindible para el buen funcionamiento de los equipos. Sin embargo, a veces pueden ocupar una parte significativa de nuestro día a día, de tal forma que reuniones que en principio se planteaban como provechosas y efectivas, pueden acabar convirtiéndose en totalmente improductivas por un mal uso del tiempo.

Además de este factor, existen otros aspectos que inciden en el éxito de una reunión. Por ejemplo, la planificación del antes, durante y después de la reunión. En este artículo te vamos a enseñar a programar y gestionar reuniones con Microsoft Teams de principio a fin. Recuerda que si quieres saber cómo funciona Microsoft Teams, nuestro compañero Jose Antonio escribió un tutorial básico explicando sus principales características. Pero, ¿qué vamos a ver en este post:

  1. Tipos de reuniones
    • Reuniones ad-hoc
    • Enfocadas a proyectos o grupos
    • Reuniones en chats privados
    • Reuniones organizadas y programadas
  1. Cómo programar reuniones
    • Desde Outlook
    • Desde Microsoft Teams
  1. ¿Qué hacer antes, durante y después de una reunión?
    • Antes de una reunión: definir opciones de la reunión, chatear con los participantes, compartir archivos…
    • Durante una reunión: compartir pantalla, micrófono, webcam, grabación, participantes…
    • Después de una reunión: revisar el historial, consultar los vídeos grabados…
  1. Cómo conectarse a una reunión de Teams desde móvil o tablet

Por tanto, cuando acabes de leer este post sabrás no solo cómo acceder a una reunión y a su contenido, sino que estarás familiarizado con las opciones de audio y vídeo. ¡Comencemos!

1. Tipo de reuniones

Existen muchos tipos de reuniones atendiendo no solamente al contenido, sino también al tipo de personas que se reúnen, el tamaño o el objetivo. Sin embargo, estamos seguros de que has participado en todos los tipos de una manera u otra.

1.1. Reuniones ad-hoc

Imagínate que estás chateando con tu equipo y necesitas ayuda en tiempo real, pero quieres que sea una llamada rápida, tal vez una llamada de audio o vídeo. Tal vez quieras compartir tu pantalla y obtener algunas sugerencias rápidas o trabajar conjuntamente en un archivo concreto.

¿Cómo pasaríamos de chatear a una reunión ad-hoc? Esto lo puedes hacer fácilmente gracias a las opciones que te aparecen en la parte superior derecha del chat. Podrás iniciar una videoconferencia o una llamada de audio.

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En este caso no estaríamos hablando de una reunión oficial como tal, sino estaríamos ante una llamada o videollamada grupal. Es decir, es una extensión del chat, pero con muchas de las características de una reunión.

Así, podrías compartir tu pantalla, podrías grabar si quisieras, empezar o parar la grabación, etc. ¿Qué opciones no tenemos disponibles? No podemos tomar notas como en una reunión.

Otro aspecto importante a destacar es que si empiezas a invitar a personas sobre la marcha, en realidad estás invitando a esas personas al chat del grupo, no a una reunión. Esto es importante tenerlo en cuenta.

Si quieres comenzar una reunión «oficial» con todas las características, simplemente tienes que seleccionar el icono de ‘calendario’ que aparece en la parte inferior de Teams.

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La gran ventaja de esta opción es que no tendrás que invitar manualmente a las personas con las que estabas chateando, sino que directamente la reunión se creará con dichos asistentes.

1.2. Enfocadas a proyectos o grupos

Muchas veces formamos parte de un proyecto más grande y quizá necesitamos saber de dónde viene ese proyecto, dónde está y hacia dónde se dirige. También podemos formar parte de grupos de trabajo, departamentos o líneas de negocio y debemos estar alineados los unos con los otros. O, finalmente, podemos tener la necesidad de realizar reuniones para estar al día de lo que hace nuestro departamento.

Puede que tu Teams esté organizado en diferentes equipos, canales o grupos de trabajo. Pongamos por caso, que tienes un grupo llamado: Desarrollo y pruebas. En él encontraremos ingenieros, codificadores, analistas de negocio y especialistas en control de calidad. También habrá algunos formadores, algunos gerentes del cambio y algunos gerentes de proyecto.

¿Qué supondría estar en este grupo? Que tendrías acceso a una gran cantidad de información. Obviamente, si te encargas de la formación, no necesitas conocer las pruebas de garantía de calidad de primera mano, pero podría serte útil en alguna ocasión. Lo mismo ocurre si eres el director del proyecto o el comercial correspondiente. Todos los archivos están accesibles para ese grupo y se almacenan en un solo lugar.

Si quisieras mantener una reunión con un determinado canal dentro del equipo, simplemente tendrías que irte al calendario, seleccionar una fecha y en la ventana emergente, arriba a la derecha, podrás seleccionar el canal con el que quieras mantener la reunión.

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1.3. Reuniones en chats privados

En los chats privados, es decir, aquellas reuniones que se mantienen entre sólo dos personas puedes realizar llamada, vídeo, etc. Lo único que no puedes hacer es grabar esa llamada telefónica.

Así que si realmente quieres grabar una llamada entre otro compañero y tú, entonces deberás programar una reunión.

En definitiva, Microsoft Teams gestiona de manera diferente los chats privados, los chats en grupo y las reuniones. Como hemos visto, están relacionados, pero no todos admiten las mismas opciones.

1.4. Reuniones organizadas y programadas

A menudo las reuniones están programadas, es decir, están en nuestro calendario, ya sea en Outlook o en Teams, y necesitamos hacer un seguimiento de estas reuniones. En este sentido, podríamos hablar de las típicas llamadas de comerciales, las reuniones para entrevistar a candidatos, o las reuniones recurrentes con nuestro equipo de trabajo.

2.1. Desde Outlook

Si trabajas habitualmente con Outlook, puedes hacer clic en la opción del menú principal ‘Inicio’, despliegas la opción de ‘Nuevos elementos’ y pinchas sobre ‘Reunión de Teams’. Se te abrirán una nueva ventana donde podrás establecer:

–  Título de la reunión

–  Asistentes obligatorios

–  Asistentes opcionales

–  Fecha y hora de inicio y de fin de la reunión

–  Ubicación (puedes incluso buscar salas disponibles)

Una de las grandes ventajas de establecer reuniones con Teams es que puedes invitar a un grupo de personas, a una lista de distribución o a un alias. También puedes invitar a gente fuera de tu organización.

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Otra de las ventajas de Teams es que puedes hacer que las reuniones sean recurrentes, es decir, programarlas todas las semanas, un día determinado de la semana durante un mes, etc.

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2.2. Desde Teams

En la parte izquierda de tu Teams, en la barra del menú color morada, encontrarás una opción llamada ‘calendario’. Si haces clic, verás toda tu agenda y podrás actualizar y crear nuevas reuniones conforme te sea necesario.

De hecho, si pinchas sobre cualquiera de los huecos de tu calendario, se te abrirá automáticamente una ventana para configurar tu reunión. Aquí también podrás establecer título, ubicación, fecha y hora, si es recurrente o no, detalles de la reunión, etc.

Tutorial reuniones con Microsoft Teams

Una de las grandes ventajas de realizar la programación de la reunión en Teams es que puedes ver si las personas a las que estás invitando están disponibles para unirse a tu reunión.

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3. ¿Qué hacer antes, durante y después de una reunión?

Las reuniones productivas son mucho más que el tiempo que estamos reunidos con nuestros compañeros, clientes o proveedores. De hecho, hay tareas que debemos hacer antes y después de toda reunión para que estas sean realmente provechosas y productivas.

  • Antes de que comience la reunión es importante enviar a los asistentes una agenda para que sepan qué es lo que se va a tratar o una plantilla de reunión que se vaya completando. También puedes poner a su disposición los archivos en los que estás trabajando o la presentación que vas a mostrar.
  • Durante la reunión lo normal es que tomemos notas, hagamos presentaciones, compartamos nuestras pantallas, colaboremos en archivos comunes… e incluso queramos grabar la reunión para mostrársela más tarde a algún miembro del equipo que no ha podido asistir.
  • Después de la reunión y para ser realmente productivos, tenemos que ser capaces de aprovechar todo lo que hemos aprendido, escuchado y sentido. Tal vez, nuestros asistentes quieran revisar las anotaciones o ver la grabación o hacer un seguimiento de las acciones que se crearon.